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政府購買背景下 社工機構如何規范化開展投標

鄒才學 2015-12-04 10:33   社工中國網 投搞 打印 收藏

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本文作者07年開始在深圳從事社工職業,目前在佛山市宏德社工服務中心工作。08年開始接觸政府項目采購、招投標、公益創投等工作,經手中標的政府項目近百個。從業8年,發現關于政府購買服務的研究很多,但具體到招標工作規范化的討論分享很少,今年10月廣西民政廳社工項目招標高達36.4%采購失敗廢標率,更讓人感覺應該多些這樣的分享,能對一些社會工作剛剛起步的地區,對項目招標缺乏經驗的機構,能夠有所幫助。

鄒才學 佛山市順德區陳村鎮宏德社會工作服務中心副總干事

一、社工機構投標工作中存在的困難和不足

2013年國務院辦公廳印發了《關于政府向社會力量購買服務的指導意見》,在購買機制方面明確指出:“各地要按照公開、公平、公正原則,建立健全政府向社會力量購買服務機制......購買工作應按照政府采購法的有關規定,采用公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源、詢價等方式確定承接主體”。有研究表明,1996年上海浦東新區以“協商委托”的方式將羅山市民休閑中心交由上海基督教青年會管理,開創了政府向社會組織購買服務的先例,但實際上,以“公開招標”形式確定政府社會服務項目承接的主體,也就是這幾年的事情。以深圳社工為例:2007年至2008年,政府購買的3批次496個社工崗位,采取的是“意向性談判”方式確定承接主體,直至2009年社工服務納入政府采購范圍,深圳才開始采取招標的方式進行購買。

2013年11月南方日報發表了題為“復印件忘蓋章作廢,社工組織大呼太丟人”的報道:在惠州開展的社工項目招標中,3家較為資深的社工機構,由于忘記在營業執照復印件等重要資料上蓋章,導致廢標。2015年10月,廣西壯族自治區民政廳首次面向全省進行社工項目公開招標,招標總額1000萬元共計6大項目33各分標,其中12個分標因為“投標人不足3家”和“實際性響應投標人不足3家”,導致“采購失敗”和“廢標”,采購失敗和廢標率達36.4%,成交總額僅為691.88萬元。從報道和數據不難看出:即便一些資深的社工機構,廢標、丟標的現象還是時有發生,面對投標這樣一個全新的課題,內陸地區才剛起步的社工機構,還有很長的要走,主要存在的困難和不足包括:

(一)投標知識缺乏

即便是政府購買較早、力度較大的珠三角地區,也很少看到政府和協會開展招投標方面的專項培訓,很多社工機構的投標知識是從不斷的自我學習和實踐探索中總結出來的。而在內陸地區,不少社工機構甚至還沒有招投標的概念,對《中華人民共和國政府采購法》和《中華人民共和國招標投標法》等與社會服務購買息息相關的法律法規知之甚少,更搞不懂投標流程、文件編制、需求響應、正負偏離等投標工作的環節和技巧。

(二)投標人才短缺

一個優秀的投標團隊,既要熟悉政府采購法律法規及地方社工發展政策文件,又要精通招投標流程,還要具備一定的專業文書功底,更要具備社會服務項目策劃的能力。在社工人才普遍短缺的情況下,機構要組建一個專業的投標團隊并不是一件容易的事情,一些新成立的機構只能將招標工作委派給沒有經驗的社工未畢業的實習生,或者高價聘請機構外的人幫忙撰寫投標書。

(三)投標文件質量不高

投標文件也稱投標書,是社工機構與評標專家之間溝通的橋梁,是事關機構能否中標的關鍵。在編制投標文件的過程中,社工機構容易出現遺漏、缺失、偏離等失誤或響應不完全,影響投標文件質量甚至導致廢標。常見的投標文件問題包括:

1、簽名蓋章有遺漏:投標文件需要簽名蓋章的地方繁多,稍不小心就會出現遺漏;2、投標須知未看清:未充分解讀、理解投標須知;3、實質要求有遺漏:只要某一條實質性要求出現遺漏未完全響應,都會導致廢標;4、重要條款負偏離:投標書對招標文件的商業和技術條款尤其是帶“★”符號的條款出現負偏離,或者“商務/技術需求響應表”填寫不規范,被評標專家認定為負偏離導致廢標;5、投標報價不合理:如寫錯投標金額,人員、督導、服務、行政、稅費等支出分配不合理,對勞動關系法律風險缺乏預估,為中標惡意壓價等;6、違規違法:在投標文件中出現違規違法的失誤,如服務方案設計違背專業價值倫理或行業規范、雇傭人員違反勞動法、經費預算違背當地社工經費使用要求等;7、服務方案專業含量低:沒有安排專人進行現場踏勘或服務需求調研,基于過往服務經驗憑空撰寫,缺乏足夠的數據支撐,目標空洞、方案簡單、可操作性低,難以獲得專家認可;8、支持性資料缺失:如在投標人情況介紹部分,自評機構項目經驗豐富、團隊專業、機構管理完善,但又不提供項目合同、勞動合同、人員資質、專業研究成果等資料支持論證;9、不誠實,如提供虛假的人員、財務、社保等信息;10、文件編制凌亂:字體間距不一、頁碼有誤、圖片模糊、目錄凌亂等,讓評標專家感覺很不舒服,不能迅速便捷的找到相對應的評分信息點。

(四)投標行為不規范,忙中出錯

投標是一項系統、嚴謹的工作,一些不規范的行為,會延滯社工機構的投標工作,甚至導致廢標。社工機構常見不規范行為包括:1、沒有制定投標工作計劃,倉促著手準備投標文件,未對投標工作目標、進程、分工、溝通等進行規劃,導致工作的遺漏、進度拖沓、責任不清;2、未按要求購買招標文件,目前很多招標文件都可以網上下載,一些社工機構在網上下載后,沒有完成要求的郵購或現場購買程序,或工作拖沓延誤購買,從而失去投標資格;3、未按規定進行投標確認,有些招標代理機構將購買招標文件同等視為投標確認,有些招標代理機構則須投標人在規定時間內發函確認,如未看清則容易遺漏;4、未預留足夠時間或由于銀行系統問題導致投標保證金到賬不及時;5、投標文件在移動時發生破損未及時補封;6、沒有預留足夠時間或路上出現意外狀況,開標遲到;7、提供錯誤的聯系方式或手機不開機,不能及時回應專家提出的質疑;8、開標時法人或被授權人未帶齊證件資料以備查驗,如身份證、民辦非企業登記證書、投標保證金憑證原件等。

二、投標流程詳解及注意事項

投標是與招標相對應的概念,它是指投標人應招標人特定或不特定的邀請,按照招標文件規定的要求,在規定的時間和地點主動向招標人遞交投標文件并以中標為目的的行為。在政府大力推動社會服務購買的背景下,通過參與招標競投社會服務項目獲取政府資助,是社工機構謀求生存和發展、踐行價值使命的重要手段。因此,社工機構要進一步規范投標行為、提升投標文件的質量,才能提高中標的幾率。筆者結合自身7年社工投標經驗,將投標工作流程及注意事項梳理,希望能為從未或很少參與政府招標的社工機構提供參考。

流程一:建立招標信息日常觀測機制

機構委派同工2-5人,定期查閱政府采購中心、招標代理機構網站,在獲取招標信息后,及時提交機構投標團隊討論研究,重大招標項目還須經過機構理事會討論決議,是否參與投標。

流程二:及時購買招標文件,確認投標資格

1、在決定參與投標后,第一時間按要求帶齊資質材料購買招標文件;

2、檢視機構是否具備投標資格,一般而言,社工服務項目招標只須滿足“符合《中國人民共和國政府采購法》第二十二條規定、獨立的法人資格、在民政部門登記并具有從事本項目的經營范圍和能力”即可,但在一些招標中,“投標確認函”、“投標保證金”、“招標文件購買憑證”、“無犯罪記錄證明”等,也是影響機構是否具備投標資格的因素,不得有任何遺漏;

3、提交投標確認函,確認投標(如招標文件要求)。

流程三:解讀招標文件,制定投標工作計劃

1、解讀招標文件,是投標工作的基礎。在獲取招標文件后,不要急于著手撰寫標書,應反復、認真、仔細的閱讀招標文件,將人員配置、服務要求、項目管理、服務評估等實際性要求以及廢標條款等重要信息,進行梳理和標記,避免在編制投標文件時出現遺漏、負偏離、未響應等情況導致廢標;

2、制定投標工作計劃,一是列明投標流程的時間節點,仔細梳理每個節點要完成的工作和準備的資料;二是責任到人、各司其職,建立定期碰頭討論的機制,及時解決投標過程中存在的困難和問題;三是合理安排投標工作的時間,預留充分的時間對投標文件進行調整、修改和完善,有條不紊的開展各項工作。

流程四:以評標標準為導向,編制投標文件

投標文件的編制,應以招標文件中的“評分標準”為導向,將社工機構在人員、經驗、服務、專業研究等方面的綜合優勢最大化的體現出來,盡可能爭取更高的分數。在編制投標文件時,可參考以下做法和經驗:

1、版面簡潔美觀,封面、字體、間距、頁碼、排版等簡潔有序,圖片過多建議采用彩色打印,讓評標專家在審閱時感到賞心悅目便于索引,增加印象分;

2、無廢標漏洞和風險,一是針對招標文件中的“實際要求”、“招標須知”、“不可偏離”等重要事項,做到全面、逐條響應;二是不要隨意更改和調整招標文件提供的編制格式,尤其是資格性、符合性資格審查的表格,按照招標文件的要求,準確填寫清楚,語句不能模糊,以免造成表達上的誤解;

3、簽名蓋章有講究,尤其是正本,簽名蓋章是絕對不容有失的,為避免出錯,可按照以下方法:一是要求簽名蓋章的地方一定要簽名蓋章;二是有機構獨立名稱的地方,蓋章;三是證書類(如民辦非企業登記證書、組織機構代碼證、職業資格證等)、合同協議類(如同類項目業績合同、勞動合同、督導協議、與相關單位的合作協議等)、評價類(如項目評估報告、財務報告、用人單位出具的服務評價意見、服務對象反饋等),全部蓋章;四是手寫修改過的地方,簽名蓋章;五是一些地方存在疑慮不知道蓋還是不蓋章,那就果斷蓋章;六是正本簽名蓋章無誤后,直接復制為副本,減少蓋章的工作。

4、突出重點強化亮點:最大可能的將機構的優勢和經驗,結合所投項目的要求,重點的、井井有條的體現出來;在項目方案設計、團隊管理、人員配置等方面突出特色和創新,給到專家耳目一新的感覺;

5、服務方案有內涵:一是立足社情和采購需求,有數據作為支撐,而非閉門造車;二是體現自信和經驗,適當將過往服務經驗和成效,以圖片、示例等形式體現在方案里,讓專家相信機構有能力將項目運營好;三是融入社會創新元素,展示機構在項目管理、項目研發、成效評估等方面的探索和創新精神;四是產出指標要合理,根據采購方要求和項目資源(人財物)等情況,合理預估產出指標,不要為迎合采購方而隨意增大產出指標,做出機構也難以完成的承諾;

6、投標報價要合理:一要根據當地政府的社工服務項目經費使用的規定,合理分配督導成本、人員支出、服務經費、稅費、管理成本等;二是要符合法律法規和市場規律,尤其是人員薪酬、五險一金、機構稅比、管理成本等,不能違反勞動法、稅法、社會保險條例等;三是在經費預算時,應考慮勞動關系、撥款滯后、項目終止等可能存在的風險;四是清晰準確報價,不惡意壓低價格以求中標;

7、人員配置最優化:首先,根據招標項目的目標、任務和服務的領域,提供相應的人員及資質證明材料;其次,投標文件是具有法律效應的文件,體現投標人對招標人各項要求的響應和承諾,因此,不要為謀求中標而做出“超編配置人員”、“高出資質”的人員配置承諾,為機構運營管理帶來風險;最后,可適當增加成本較低的“實習生崗位”,體現機構可持續發展的專業人才培養、儲備規劃;

8、管理制度要活用:在編制投標文件時,避免為增加投標文件厚度隨意將機構所有管理制度放置在投標文件里面的做法。應根據所投項目的特點和需要,有機、靈活的將管理制度融入投標文件里,并透過成功的管理案例驗證這些制度對所投項目在服務開展、督導支援、團隊培訓、財務控制等方面的作用,將制度活用起來。

9、項目建議有誠意:很多社工項目的招標,政府喜歡設置“對本項目的運營管理的建議”的內容,收集各投標機構對項目專業建議。社工機構應本著助力政府運營好、管理社會服務項目、推動社會工作事業發展的開放心態,積極的獻言獻策。

10、投標文件有厚重感:厚重感一方面來源于投標文件整體的質量,如標函的規范性、機構綜合實力、技術方案的專業水準等,另一方面則來源于投標文件的厚度,相比較而言,一份更為厚實的投標文件,肯定能讓專家感覺到這家機構更有綜合實力、更用心編制投標文件。

流程五:遞交投標文件

為避免意外發生,以提早半小時到達開標現場為宜;帶上機構公章、營業執照原件、授權委托書、被授權人身份證等資料,最好多帶幾個空白的密封條,如發現標書破損可及時補封,做到萬無一失;開標會議結束后,如不需要答標,可離開招標會場,但須保證通訊的暢通,以便及時回應評標專家的質詢;

如是網絡提交電子投標文件(深圳在2010年已開始使用),應提前檢查機構電子密匙、電腦軟件、網絡設置等,提前1天上傳投標文件,以免因技術故障延誤投標。

流程六:領取中保通知書、繳納中標服務費和履約保證金。

流程七:簽訂購買合同,明確雙方權利和義務。對于合同條款,要仔細閱讀和核查,尤其是合同金額、人員配置、量化指標、評估細則、違約責任等條款存在不合理時,應及時提出。

流程八:資料存檔,履行合同。

三、對社工機構投標工作的幾點建議

(一)組織開展招投標專項培訓

尤其在政府采購剛剛起步的內陸地區,應有針對性的舉辦招投標專項培訓班,整合投標專家、招標代理公司、資深社工機構等資源,通過理論講解、案例分析、實操演練、經驗分享等多種形式,引導社工機構規范投標行為,提高競標能力。

(二)建立招投標工作知識庫

機構應足夠重視收集和整理有關政府采購和招標的法律、法規和政策性文件,如《中華人民共和國政府采購法.2002年》,《中國人民共和國招標投標法.1998年》,《政府采購貨物和服務招標投標管理辦法.2004年》,《政府購買服務管理辦法.2015年》,《政府購買社會工作服務的指導意見.2012年》,《關于政府向社會力量購買服務的指導意見.2013年》,其他地方政策和辦法如《政府向社會組織購買服務暫行辦法.廣東省民政廳2012年5月》、《山東政府向社會力量購買服務辦法.山東省財政廳2014年》等,逐步建立招投標知識庫。

(三)組建專業的投標團隊

人才是社工機構持續發展、服務拓展重要支撐,機構應根據自身發展的實際需要,儲備、培育和發展專業的人才隊伍。在組建投標團隊上,一方面從機構內部,挑選較為資深的財務、行政、專業人員作為投標團隊的核心,通過自主學習和外派培訓等形式,加以培養和訓練;一方面借助外部的資源,如督導、顧問,利用他們的專業經驗為機構投標提供專業判斷和建議。

(四)結合結構使命、愿景和理念,理性投標、合理發展

隨著政府對社會服務購買力度逐步加大,社工機構生存和發展的空間將越來越寬廣,社工機構要避免因盲目投標、過度擴張將機構引入發展困局,應在機構使命、愿景的指導下,依據機構的業務范圍、發展規劃、管理水平、人員儲備等情況,做出理性的投標判斷和選擇。

(五)提前服務和投入,杜絕等、靠、要的思想

一些機構在成立之后,抱著“等、靠、要”的思想,坐等政府哪天會分給一塊喜人的蛋糕。因為沒有任何的資金、人員、服務的投入,當有政府招標時,這些機構無法提供勞動合同、社保證明、同類項目業績等資料,一次次的錯失投標資格和發展機會,長久以往就成為了“僵尸機構”。因此,建議在籌辦機構時,創始人應對機構發展進行合理的布局和規劃,并能進行適當的投入,儲備專業的人才、加強機構的建設,積極整合可利用的資源切實開展實實在在的社會服務,才有可能獲得政府的認可,為參與政府招標積累經驗。

(六)逐步建立多元化的資金來源渠道

經費來源單一、過度依賴政府購買,是大部分社工機構的生存現狀,也是社工機構必須破解的發展難題。社工機構應抓住政府購買的契機,不斷提升機構管理和服務水平,探索服務服務、社會企業、慈善募捐、聯動企業等融資模式,進一步提升機構可持續發展的空間。


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